spheos realisiert Employee Self Service Portal für Voith

spheos (ehemals edicos websolutions), der IT Dienstleister für die digitale Transformation, hat für seinen langjährigen Kunden Voith das interne Communications Cockpit umgesetzt. Mit dieser Lösung hat das Unternehmen seine internen Prozesse weiter digitalisiert. Im Communications Cockpit stehen sämtliche Informationen zur Marke, zu den Unternehmensbotschaften und den CD-Richtlinien zur Verfügung. Self-Service-Komponenten des Tools bieten den internen Usern die Möglichkeit, zielgruppenorientierte Inhalte zu erstellen, zu bearbeiten und zu verwalten. Dies sind z.B. Marketing- und Eventmaterial sowie Büro- und Geschäftsausstattung. Die dafür erforderliche Verwaltung, Suche und Nutzung der Kommunikations-Assets wie Bilder, Druckdateien, Videos oder Präsentationen geht schnell und einfach. Die Tools und Templates stellen sicher, dass alle Materialien CD konform sind.

Alle 19.000 Mitarbeiter können auf Basis von Vorlagen weiterhin ihre Visitenkarten und Briefpapier sowie weitere Elemente der Büro- und Geschäftsausstattung eigenständig editieren und fertige PDF-Druckvorlagen erzeugen. Der Zugriff durch die Mitarbeiter erfolgt dank Single Sign-on ohne zusätzliches Login oder Passwörter.

Hinter der komfortablen Oberfläche für die Nutzer steht eine komplexe technische Integration:

• Das Communications Cockpit basiert auf der Content-Management-Technologie von OpenText.
• Die mehr als 10.000 Assets des Unternehmens (Bilder, PDFs, Präsentationen und Videos) werden im Digital Asset Management-System Cumulus von Canto verwaltet. Mitarbeiter gelangen über die Filter und Suchen von Cumulus schnell zu den gewünschten Bildern, die sie per Klick in die Druckvorlagen einfügen können.
• Die editierbaren Vorlagen werden mithilfe des Web2Print Systems one2edit von 1io in fertige Druckdateien umgewandelt. Aus der einfachen Webeingabe erzeugen im Hintergrund professionelle Adobe InDesign-Workflows druckfähige Dokumente, die den Brand- und Design-Richtlinien von Voith entsprechen.

„Mit dem Communications Cockpit haben wir weitere interne Prozesse der Kommunikation digitalisiert. Das neue Portal dient allen Mitarbeitern und insbesondere den Voith Kommunikatoren als zentrale, übersichtliche Arbeitsplattform für den Informationsaustausch und die Zusammenarbeit in Bezug auf markenrelevante Inhalte, Aktivitäten und Prozesse. Unser globales Brand-Management ist dadurch wesentlich effizienter und schneller. Neue Kommunikationsinhalte und -materialien können wir zukünftig deutlich einfacher international verbreiten. Wir sind mit dem Ergebnis und der Arbeit von spheos sehr zufrieden“, erklärt Dirk Böckenhoff, Leiter Global Corporate Communications der Voith GmbH.

spheos hat Voith beraten und bei der Umsetzung des Communications Cockpits konzeptionell und technisch unterstützt. Zu den Aufgaben gehörten neben den komplexen Integrationen auch die Anbindung des Voith Benutzermanagements und das Aufsetzen eines Rechte- und Rollenmanagements für das Single Sign-on.

spheos arbeitet bereits seit 2012 für das Technologieunternehmen, das zu den größten Familienunternehmen Europas zählt, und hat neben dem Communications Cockpit auch den Relaunch der Konzernwebsite für Voith realisiert.